Số lượng: 01 người
Mô tả công việc
– Công tác văn thư:
+ Tiếp nhận công văn, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức, đối tác;
+ Phân loại, đăng ký, số hóa, trình chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có thẩm quyền xử lý; theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết khi cần thiết;
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành;
+ Cấp số, đóng dấu và phát hành văn bản dưới hình thức giấy hoặc điện tử theo quy định;
+ Quản lý, lưu giữ hồ sơ phát hành, bảo đảm đầy đủ và chính xác;
+ Quản lý thư tín, bưu phẩm, chuyển phát nhanh và công tác chuyển phát nội bộ.
– Công tác lưu trữ:
+ Thu thập, phân loại, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định về lưu trữ;
+ Thực hiện số hóa tài liệu và cập nhật dữ liệu lưu trữ khi được yêu cầu;
+ Lập danh mục, thống kê hồ sơ; đề xuất tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định;
+ Hỗ trợ các đơn vị, cá nhân trong việc khai thác, tra cứu hồ sơ, tài liệu phục vụ công việc.
– Công tác lễ tân:
+ Đón tiếp, hướng dẫn khách đến làm việc tại Trụ sở chính; hỗ trợ thực hiện các thủ tục đăng ký và ra vào theo quy định;
+ Thông báo, kết nối khách với đơn vị hoặc cán bộ liên quan;
+ Duy trì khu vực lễ tân ngăn nắp, chuyên nghiệp; chuẩn bị phòng họp, nước uống và các điều kiện cần thiết phục vụ công tác tiếp khách;
+ Phối hợp tổ chức đón tiếp các đoàn khách, đối tác và hỗ trợ các sự kiện diễn ra tại Tổng công ty.
– Quản lý tổng đài lễ tân:
+ Tiếp nhận các cuộc gọi đến tổng đài lễ tân, chuyển thông tin hoặc kết nối đến đơn vị, cá nhân có liên quan;
+ Hướng dẫn, giải đáp các thông tin cơ bản theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Tổng công ty;
+ Ghi nhận, chuyển tiếp các yêu cầu, phản ánh của khách hàng, đối tác hoặc khách liên hệ đến đơn vị phụ trách xử lý;
+ Theo dõi hoạt động của tổng đài lễ tân, kịp thời báo cáo và phối hợp xử lý các sự cố phát sinh nhằm bảo đảm hoạt động thông suốt.
– Công tác khác:
+ Phối hợp quản lý văn phòng phẩm, tài sản hành chính thuộc phạm vi phụ trách;
+ Hỗ trợ công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp, sự kiện và các hoạt động hành chính tại Trụ sở chính;
+ Tổng hợp, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về công tác văn thư, lưu trữ và lễ tân;
+ Tham gia xây dựng, rà soát và đề xuất hoàn thiện quy trình, quy định luên quan đến công tác văn thư, lưu trữ và lễ tân.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Lãnh đạo Phòng/Ban.
Yêu cầu:
– Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ, Quản trị văn phòng, Hành chính, Luật hoặc các chuyên ngành liên quan;
– Tối thiểu 02 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Văn thư – Lưu trữ, Hành chính hoặc Lễ tân; ưu tiên ứng viên đã làm việc tại doanh nghiệp bảo hiểm, ngân hàng, tài chính hoặc doanh nghiệp có quy mô từ 200 nhân sự trở lên;
– Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm triển khai số hóa hồ sơ, sử dụng hệ thống eOffice hoặc phần mềm quản lý văn bản điện tử;
– Có kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp; tổ chức, sắp xếp công việc và hồ sơ khoa học; quản lý thời gian và xử lý nhiều công việc cùng lúc;
– Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý văn bản, điều hành;
– Có khả năng sử dụng tiếng Anh hoặc tiếng Hàn là một lợi thế;
– Ưu tiên nữ, ngoại hình ưa nhìn (cao từ 160cm trở lên), không nói ngọng, không nói tiếng địa phương.
Chế độ phúc lợi:
‘- Thời gian làm việc: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần.
– Thu nhập & Thưởng:
+ Mức lương theo thỏa thuận;
+ Thưởng tháng lương 13, thưởng Tết âm lịch,…;
+ Thưởng các dịp: 8/3, 30/4, 1/6, Trung thu, 2/9, 20/10, ngày thành lập công ty, sinh nhật cán bộ,…
– Phụ cấp: Ăn trưa, điện thoại, xăng xe,…
– Bảo hiểm & Chăm sóc sức khỏe:
+ Tham gia BHXH, BHYT, BHTN;
+ Bảo hiểm sức khỏe BSHcare;
+ Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
– Phúc lợi tinh thần & Gắn kết nhân viên:
+ Hoạt động du lịch (trong nước hoặc nước ngoài);
+ Teambuilding.
Thông tin tiếp nhận hồ sơ/giới thiệu ứng viên:
