Văn hóa email công sở: “Send” không đơn giản là một cú click
Cập nhật: 11/09/2015 3:35:PM
Lượt xem: 2903
Công sở là nơi mà (đa số) mọi người ngồi nhiều hơn đứng, gõ nhiều hơn nói suốt 8 tiếng đồng hồ mỗi ngày. Và email là một công cụ hỗ trợ đắc lực cho giao tiếp, cả trong công việc cũng như ngoài công việc. Giao tiếp đòi hỏi phải có văn hóa, và giao tiếp qua email cũng vậy. Bởi vậy, văn hóa email công sở là một yếu tố không thể không nhắc đến trong văn hóa doanh nghiệp.


“Phím” sa, không ít người rắc rối

Bạn có thường đọc (lướt) lại email vừa viết trước khi nhấn send? Có thể là do thói quen hoặc do quá vội mà bạn bỏ qua khâu “hậu kiểm” vô cùng quan trọng này. Bởi nếu trên giấy mực, các cụ đã dạy: “Bút sa gà chết”, thì trên máy tính cũng vậy: “Phím” sa, có người gặp rắc rối.

Một trong những “tai nạn” thường thấy là gửi nhầm địa chỉ. Đây là lỗi dễ gặp ở tình huống danh bạ trong email lưu quá nhiều liên lạc có thông tin gần giống nhau (đủ để gây nhầm lẫn).

Không nhập chủ đề cho email cũng là một sơ suất không hiếm gặp. Thậm chí, trong một số trường hợp người gửi không hề quên mà cho rằng việc nhập chủ đề và nội dung email  là không cần thiết, khi họ đã kèm một văn bản hoặc file đính kèm. “Xin mời xem nội dung file đính kèm để biết thông tin chi tiết” – đây là điều mà bạn bắt người nhận phải tự hiểu khi gửi đi một email không đầu không cuối như vậy, và chắc chắn điều này chẳng khiến người nhận cảm thấy thoải mái chút nào.

“Xi xi” quá đà, hoặc không để ý đến chức năng reply all cũng là nguyên nhân dẫn đến những “tai nạn” trong giao tiếp email. Tình huống này không khó gặp: A gửi mail cho B để bàn thảo về một vấn đề, và không quên CC thêm cho người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan là XYZ. Sau vài lượt email mà vẫn chưa có kết quả, A và B vẫn tiếp tục reply all để trao đổi công việc, mà quên mất rằng mình đang biến XYZ trở thành những “nhân chứng” bất đắc dĩ cho cuộc thảo luận của mình. Trong trường hợp này, email công sở quả thực chẳng khác nào mail “spam”.

Văn minh trong ngôn ngữ bàn phím

Lời ăn tiếng nói, phần nào cho người ta cái cơ sở để đánh giá bạn có phải là người có văn hóa (trong mắt họ). Cách thức trình bày email, cách viết, thậm chí là gửi lúc nào, cũng đủ để bạn thể hiện sự tôn trọng của mình với người khác, tương ứng là nhận sự tôn trọng. Có một số nguyên tắc ứng xử văn minh trong email công sở:

Trả lờii email ngay sau khi nhận được: Nếu ở trong tình huống của người gửi thì bạn sẽ hiểu cảm giác chờ đợi phản hồi như thế nào. Đương nhiên là “ngay sau khi” cũng có biên độ của nó, nhưng tốt nhất là nên trong ngày. Với vấn đề cần suy nghĩ, cân nhắc, cũng nên có một email reply thật ngắn gọn thông báo cho người gửi đã nhận được email, sẽ trả lời cụ thể sau. Đừng kiệm lời cảm ơn, nếu email nhận được là từ địa chỉ mà bạn nhờ giúp đỡ vấn đề gì đó, bất kể kết quả ra sao. Đối với chế độ reply, bạn nên chú ý, có hai lựa chọn là reply (trả lời người gửi) và reply all (trả lời tất cả mọi người). Tùy theo tính riêng tư của nội dung muốn chuyển tải mà bạn lựa chọn một trong hai.

Chủ đề: Cần phải nhấn mạnh chủ đề, vì đó là dòng thông tin tóm tắt đầu tiên mà người nhận đọc được, trước khi click vào để mở email. Chủ đề có thể hiểu là nội dung khái quát cho toàn email, nên cần tránh những cách dùng chung chung, và đặc biệt tránh tình huống quên không nhập chủ đề.

Câu cú: email không giống SMS, mặc dù có cùng nguyên tắc về giản tiện câu chữ. Nếu là email trong giao dịch đối tác, hoặc các mối quan hệ chưa đạt đến độ thân mật, thì rất nên cẩn trọng trong ngôn từ, tránh viết tắt, tránh những từ biểu cảm suồng sã (như trong chat), và nhất thiết viết bằng tiếng Việt có dấu (nếu cẩn thận hơn, bạn có thể gửi nội dung cần chuyển tải trong file văn bản đính kèm).

Những lời tốt đẹp: Chỉ cần thêm một vài nhịp gõ trên bàn phím, cũng để bạn chứng tỏ thiện chí trong email (ngay cả trong tình huống giải quyết mâu thuẫn). Thông thường, người ta dành những lời tốt đẹp cho nhau ở đầu và cuối mỗi email. Nếu ngại gõ nhiều lần, bạn có thể thêm vào chức năng chữ ký: Thanks, Best Regards, Regards…

Chữ ký: Chữ ký trong email cũng rất cần thiết, đóng vai trò một “lý lịch trích ngang” tóm tắt của chủ nhân, tiện cho danh chính ngôn thuận mà giao dịch, quan hệ.

(Tổng hợp)
Gửi bình luận:
Quý khách vui lòng gửi câu hỏi bằng cách điền thông tin theo mẫu bên dưới:

Họ tên:*

Email:*

Avatar:

Nội dung:*

 

Gửi Nhập lại
Địa chỉ: Tầng 5, Tòa nhà Hồng Hà Center, Số 25 Lý Thường Kiệt, Phường Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm, TP Hà Nội.
Tel: 024.37931111 * Fax: 024. 37931155  *  Email: info@bshc.com.vn
Bản quyền thuộc Tổng công ty CP Bảo hiểm Sài Gòn – Hà Nội (BSH)
Tìm chúng tôi trên: